Es habitual que en la diaria del trabajo perdamos demasiado tiempo en tareas sencillas. De hecho, podemos pasar horas realizando una actividad sin realmente haber trabajado en algo concreto. Automatizar estas tareas nos va a ayudar a administrar mejor nuestro tiempo y a aumentar nuestra productividad. Esto implicará una reducción de costos asociados a errores humanos y mayor satisfacción por parte de nuestros clientes a la hora de ver resultados. En este posteo te ayudaremos a desarrollar la automatización del trabajo en tu negocio.
El método de la automatización es un proceso que sirve para realizar y organizar tareas que suceden de manera recurrente en un ordenador. Puede ir desde la programación de publicaciones en una red social hasta gestionar campañas de email, automatizar ventas, entre otras tareas. Y se sustenta en el flujo de trabajo, el estado de las tareas, las proyecciones y los datos a fin de aumentar la productividad del espacio laboral.
Mencionábamos la reducción de costos asociado a la disminución de errores humanos y un mayor saldo positivo en la satisfacción de nuestros clientes. Pero creemos que vale la pena detenernos a analizar verdaderamente cuáles son los beneficios de la automatización del trabajo:
La ineficiencia es la peor enemiga de cualquier empresa. Cuando algo no funciona, sale mal o está truncado, indefectiblemente afecta al funcionamiento de un negocio. Ya sea en una demora de una entrega, alguien que olvidó realizar una tarea o incluso fallas en la misma. Es como una cadena de fallas que se van dando en simultáneo. Para evitar esto, la automatización del trabajo es fundamental. Teniendo los procesos automatizados, cada miembro de tu equipo y cada departamento puede mejorar su funcionalidad habitual. Sostenerse y apoyarse en sistemas informáticos nos dará el alivio de poder rescindir de tareas que nos demoran. Y lo extra beneficioso de esto es que estos sistemas no tienen la necesidad de detenerse a descansar, sino que pueden continuar con su funcionalidad independientemente la hora.
Si incrementamos la eficacia, disminuimos los errores, eso como un proceso de decantación. Pero el hecho de utilizar sistemas informáticos para un mejor manejo de la información y su procesamiento, nos ayudará a reducir las equivocaciones, impedir los retrasos de entrega en nuestras tareas y generar un mejor seguimiento de estos datos procesados. Para esto es crucial que toda la información que dispongamos esté actualizada para, justamente, disminuir el margen de error y estar al corriente del día y la circunstancia.
En las áreas en las que mejor funciona la automatización del trabajo, sin dudas son las contabilidad, inventario, finanzas y todas las que posean datos en grandes cantidades. Estar al día con los últimos reportes actualizados para su análisis es fundamental en la toma de decisiones de una empresa ¿Por qué? Porque nos permite conocer en qué estado está nuestra empresa e identificar puntos fuertes y puntos de dolor para mejorar.
Retomando lo que mencionamos al principio, la reducción de costos es un beneficio sustancial de la automatización del trabajo. Los sistemas informáticos nos ayudan a disminuir los costos de las tareas operativas de manera significativa para nuestro negocio. De hecho, tareas que pueden ser ejecutadas por personas, pueden ser operadas con estos sistemas informáticos haciendo que ahorremos tiempo y dinero ¿Conocías la frase “el tiempo es dinero”? Bueno, algo así. La rapidez con la que puedas hacer tus tareas y la capacidad de visualizar sus resultados en tiempo real te darán una gran ventaja sobre tus competidores.
Quizás a estas alturas te preguntes cómo dar inicio a este proceso. Bueno, en principio, comienza por identificar pequeñas tareas que en su automatización puedan liberarte una cantidad de tiempo sustancial. De esta manera podrás ir generando este cambio de manera gradual desde tareas sencillas hasta más complejas. Por ejemplo, programar tu calendario de publicaciones en redes sociales desde el Business Manager. O automatizando tu servicio de atención al cliente con la implementación de un chatbot o inteligencia artificial.
También de transmitir a todo tu equipo de trabajo la importancia de poder automatizar y organizar las tareas a realizar. Ya sea instándolos a optar por una plataforma que te permita cargar sus tareas y analizar su proceso, hasta consolidar una cultura de la automatización. Es importante poder vislumbrar cuáles son las tareas a realizar, para cuándo deben estar hechas y qué sucedió si ese plazo no se cumplió. De esta manera podremos ver de primera mano cuáles son las fallas de nuestra organización y cómo mejorarlas. Para esto deberás elegir un sistema de gestión y organización que te permita automatizar el trabajo.
Ahora bien ¿Qué plataformas puedo utilizar para iniciar? En Wisd Global te acercamos cinco herramientas que serán fundamentales y que no querrás dejar de usar, vamos a verlas:
Esta es la primera, se trata de una plataforma todo en uno que sirve para administrar personas, proyectos y todo lo demás. Por ejemplo, puedes crear diversas carpetas dependiendo de cuántos clientes tengas y tener una cuadro de mando donde visualices todas las tareas referidas a este cliente y en qué proceso se encuentra. Puede ser planeación, diseño, ejecución, revisión, etc. También podrás asignar tareas, establecer la prioridad y la fecha de entrega. ClickUp ofrece documentos, recordatorios, calendarios, planificación de horarios, entre otras funcionalidades. Es una gran plataforma para pasar en limpio el flujo de trabajo de cada uno de tus miembros y gestionar las tareas para que ninguna pase por alto.
Es un sistema que compila toda la información sobre las ventas, las acciones de marketing y atención al cliente. Estos datos se extraen de todos los canales que tu negocio tiene disponibles. Pueden ser de la web, las redes o correos electrónicos. La finalidad es llevar un registro sobre el rendimiento de las campañas y las acciones realizadas en torno a la gestión en relación con el cliente. Lleva registro de toda tu base de contactos, incluyendo nombre, dirección, teléfono y puntos de contacto con la empresa.Optimiza las tareas para mejorar el acompañamiento a los leads o prospectos. Obtiene información sobre el rendimiento de las campañas de email marketing por ejemplo: tasa de apertura, de rebote, clics a links, etc. Y brinda detalles sobre las ventas o transacciones. Uno de los más conocidos y utilizados a nivel global es el que ofrece HubSpot.
Los chats mediante WhatsApp o canales de comunicación más personales no son fructíferos a la hora de hablar de negocios. Slack es una plataforma de mensajería en donde se pueden crear distintos canales e incluir a los miembros de tu equipo para hablar sobre los asuntos referidos al trabajo. Además, esta aplicación te permite realizar videollamadas y conectar con softwares como HubSpot y también Google Drive.
Es una herramienta en la que puedes planificar y analizar los contenidos de tus medios y campañas digitales. Arroja resultados veraces sobre el engagement de tus publicaciones, el alcance, las impresiones, la interacción. También visualiza qué es lo que sucede en tu página web en tiempo real. Te permite planificar tu estrategia de contenidos en las redes sociales. También crea informes que te serán de utilizar para analizar el rendimiento de las mismas y, además, te permite analizar tu competencia. Es una gran aplicación para gestionar tus contenidos, los mensajes de tus redes en una sola plataforma y analizar los resultados en pos de mejorarlos.
Automatizar el trabajo es algo que debemos poner en práctica día a día. Sentarnos y pensar qué podemos mejorar y cómo. La velocidad es una característica muy competitiva dentro del mercado pero si no está acompañada de resultados, de nada sirve. Implementa estas herramientas en tu flujo de trabajo diario y cuéntanos si notas la diferencia. De no ser así, nosotros podemos ayudarte a mejorar el funcionamiento de tu empresa con nuestra consultoría.